Jak księgować zakup odzieży roboczej i akcesoriów BHP?
Artykuł 2377 § 1 Kodeksu pracy reguluje obowiązek zapewnienia przez pracodawcę zatrudnionym nieodpłatnej odzieży roboczej. Jeśli taka odzież nie zostanie zapewniona, firma nie ma prawa dopuścić pracownika do wykonywania zadań na określonym stanowisku. Ubranie robocze można zapewnić pracownikowi na dwa sposoby. Poprzez przydział i wypłatę ekwiwalentu. Należy wówczas wiedzieć, jak zakup odzieży roboczej księgować i jak wykazać wydatki na ekwiwalent, uwzględniając przy tym prowadzenie kart ewidencyjnych.
W wielu przypadkach rodzi się pytanie, na jakiej podstawie można stwierdzić, że pracownik wymaga posiadania ubrania ochronnego i czy dotyczy to jedynie branży należącej do przemysłu ciężkiego, czy znacznie szerszego grona. W tej kwestii wystarczy odpowiedzieć sobie na jedno, podstawowe pytanie: czy podczas wykonywania swoich obowiązków zatrudniony na konkretnym stanowisku pracownik może sobie uszkodzić lub całkowicie zniszczyć prywatne ubranie? Drugim pytaniem będzie poruszenie kwestii samego środowiska pracy i panujących tam warunków. Często i zdarza się, że zapewnienie ubrania ochronnego wynika ze względów sanitarnych czy bezpieczeństwa i w takich sytuacjach nie ma w ogóle o czym dyskutować. Z perspektywy pracownika idealny rozwiązaniem jest otrzymywanie ubrań od pracodawcy bezpłatnie, ponieważ ów ma wtedy pewność, że zakupiona i przekazana odzież będzie wykonana z odpowiednich materiałów i będzie stanowić właściwą ochronę podczas pracy. Warto w tym wszystkim zachować też zdrowy rozsądek i rozgraniczyć naturalne zużycie materiałów i ubrań od nieprawidłowego ich wykorzystania. W tym drugim przypadku pracownik powinien we własnym zakresie odkupić zniszczone ubranie firmowe lub mieć potrącone z wypłacanego ekwiwalentu za ubranie robocze.
Odzież robocza – księgowanie wydania i ekwiwalentu za ubranie robocze
Wydanie odzieży roboczej pracownikom lub wypłatę ekwiwalentu za odzież roboczą należy wliczyć do kosztów działalności operacyjnej firmy. Wydatki na tego rodzaju ubiór w księgach pracodawcy ujmuje się na koncie 40-5: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia. Z kolei przy wypłacie ekwiwalentu za ubranie robocze, koszty ujmowane są na koncie 23-4: Pozostałe rachunki z pracownikami.
Poza tym, że pracodawca zobowiązany jest na któryś ze sposobów umożliwić pracownikowi zaopatrzenie w odzież roboczą, na przykład w buty do pracy lub rękawice ochronne, to również musi zadbać o jej utrzymanie. Do obowiązku firmy należy także pranie ubrania pracowniczego, jego reparacja, naprawa, odkażanie czy odpylanie. Jeśli pracodawca nie wykonuje takich czynności, to powinien wypłacać zatrudnionym dodatkowy ekwiwalent na pokrycie takiej działalności. Trzeba jednak wiedzieć, jak zaksięgować ekwiwalent za pranie odzieży.
Odzież robocza – księgowanie ekwiwalentu za pranie odzieży
Omawiając temat odzieży ochronnej, nie można zapominać również o wspomnianym ekwiwalencie za utrzymanie ubrania służbowego w czystości, także wymaganego prawnie. Ekwiwalent ten można księgować na dwa sposoby. Pierwszym z nich będzie skategoryzowanie go analogicznie do całościowego ekwiwalentu za odzież roboczą, czyli przypisanie go do konta 405: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia. Zdarza się jednak, że przez księgowość danej firmy ekwiwalent ten znajdzie się w rubryce konta 409, czyli: Pozostałe koszty rodzajowe. Zgodnie z prawem podatkowym jest to dopuszczalne i nie jest traktowane jako uchybienie czy błąd.
Zakup odzieży dla pracowników a odliczenie VAT
Artykuł 21 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że odzież robocza i akcesoria BHP są zwolnione z podatku PIT. Tak samo nie stanowią one podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Ubrania ochronne oraz takież obuwie są poza zakresem ustawy o VAT i nie podlegają opodatkowaniu od towarów i usług.
Automatycznie oznacza to, że zakup niezbędnego wyposażenia dla pracowników firmy jest uznawany za koszt uzyskania przychodów, a więc umożliwiają odliczenie podatku VAT. Trzeba jedynie zawsze mieć na względzie, aby wybierana odzież była faktycznie dostosowana do potrzeb pracowników i odpowiadała ich faktycznym miejscom wykonywania obowiązków.
Ewidencja odzieży roboczej – kolejny krok po zakupie i księgowaniu
Jeśli firma zatrudnia pracowników na stanowiskach, na których wymagana jest specjalistyczna odzież ochronna, zobowiązana jest ona do prowadzenia kart ewidencyjnych. Taką kartę należy założyć każdemu pracownikowi, zarówno przy wydawaniu odzieży, jak i wypłacaniu ekwiwalentu za odzież roboczą. Do takich czynności zobowiązuje pracodawcę rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.).
Wspomniana karta powinna znajdować się w indywidualnych aktach osobowych każdego pracownika. W poszczególnych rubrykach powinno znaleźć się miejsce dla przydziału ubrań oraz obuwia, a także wymaganych środków ochrony osobistej. To właśnie w tej karcie musi znaleźć się informacja o tym, czy pracownikowi przysługuje ekwiwalent za ubranie robocze lub ekwiwalent za jego pranie. Każdorazowo osoba, której zostanie wydany nowy komplet odzieży oraz obuwia do pracy, powinien poświadczyć własnym podpisem odbiór rzeczy. W przeciwnym wypadku pracodawca nie ma jasnego potwierdzenia spełnienia swoich ustawowych obowiązków względem kadry. Co więcej, wśród prawnie wymaganych zachowań jest poinstruowanie kadry o sposobie użytkowania konkretnego wyposażenia i kontrolowanie, czy na stanowiskach są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem.
Co ile należy się odzież robocza i ekwiwalent?
Odzież oraz obuwie w przypadku wydania są własnością pracodawcy. To on samodzielnie określa, co ile należy się pracownikowi nowa odzież robocza, a także ekwiwalent. Termin wymiany bądź wypłaty zależny będzie od tego, jak przebiegną konsultacje pracodawcy z zatrudnionym. W tym wypadku pomocne będzie prowadzenie ewidencji, które usprawni proces przyznawania nowej odzieży roboczej w przypadku zużycia dotychczasowej i jej niezdatności przed wskazanym terminem.
Ustalone normy i terminy przydziału odzieży roboczej i obuwia oraz wypłaty ekwiwalentu powinny być spisane w formie tabeli i najlepiej załączone do regulaminu prac, aby od razu odpowiadały na pytanie, co ile należy się odzież robocza W przypadku, gdy ustalony przez firmę termin użytkowania odzieży minął, należy ją wymienić na nową. Nawet w sytuacji, gdy nie uległa ona poważnym zniszczeniom i wciąż nadaje się do użytku. Wysokość ekwiwalentu za odzież roboczą oraz jej pranie i reparację nie jest z góry narzucona. Pracodawca powinien sam zorientować się w kwestiach cen tego typu towarów i usług i przedyskutować je z pracownikami. Ewentualnie można od nich wymagać okazania paragonu bądź faktury. Jeśli to niemożliwe, pracodawca powinien w porozumieniu z pracownikami oszacować takie koszty uwzględniając nie tylko ceny środków chemicznych, wody i prądu, ale również koszty amortyzacji użytkowanych urządzeń. Do tego dochodzi jeszcze konieczność przeliczenia pojedynczej stawki i pomnożenie jej przez umowną ilość wykonanych prań w miesiącu. W większości branży przyjmuje się, że są to cztery prania w miesiącu.
Kiedy wypłacenie ekwiwalentu za odzież roboczą ma największy sens?
Oczywiście gotowe rozwiązanie w postaci ekwiwalentu za ubranie robocze jest dla każdego pracodawcy znacznie wygodniejsze niż samodzielne poszukiwanie odpowiedniego wyposażenia. Wypłacenie świadczenia pozwala przerzucić na pracownika konieczność znalezienia odpowiednich ubrań czy obuwia. Stwarza to jednak możliwość przepłacenia przez niego lub zakup dodatków słabej jakości, lub niespełniających swoich funkcji, które przedwcześnie ulegną zniszczeniu. Biorąc pod uwagę te kwestie, rozsądny pracodawca powinien rozważyć samodzielne zakupy dla swojej kadry – dzięki temu każdy pracownik będzie posiadał swoje własne, firmowe, ujednolicone ubranie, z pewnością spełniające swoje określone role, wyprodukowane z dobrych jakościowo, dedykowanych danym stanowiskom pracy, materiałów. Niesie to ze sobą również inne, wymierne korzyści – nierzadko firmy przy większej ilości zamawianego towaru i przy regularnych zakupach obniżają ceny lub udzielają atrakcyjnych rabatów na kolejne partie produktów. Z ekonomicznego punktu widzenia warto więc to rozwiązanie wybierać nie tylko w przypadku specjalistycznej odzieży ochronnej, ale także w przypadku zwykłej odzieży roboczej oraz obuwia BHP.
